Virando a página do feedback: como o feedforward é uma ferramenta que impulsiona o engajamento e a produtividade de times?

“Posso te dar um feedback?”

Para muita gente, só de ouvir essa frase dá um frio na barriga. Os escudos já sobem, preparados para a bomba que provavelmente vem por aí.

De certa forma, as pessoas têm uma ansiedade normal e compreensível em momentos de troca de informações e avaliações de performance com seus líderes e pares. Se, por um lado, queremos saber a visão de outras pessoas a respeito do nosso trabalho, por outro lado sempre há uma apreensão inerente ao momento de feedback. 

• Muitas vezes, uma única reunião anual de uma hora de feedback é o que define se seu ano inteiro foi bom ou ruim.

Por outro lado, pelo amor ou pela dor, as empresas têm sido cada vez mais pressionadas a melhorar a experiência das pessoas colaboradoras no ambiente de trabalho. Com a lupa voltada para o aspecto humano das relações de trabalho, temas como transparência, quebra de hierarquia, espaço seguro, acolhimento e empatia se juntam à produtividade, performance e crescimento - das pessoas e do negócio.

Com isso, apesar de muitas empresas ainda tratarem e aplicarem o feedback como um momento tenso, protocolar e muitas vezes mais associado a críticas do que a elogios, novas técnicas e iniciativas ganham força em ambientes mais contemporâneos e ágeis. Entre essas técnicas, está o feedforward. 

Apesar de não ser algo super novo, o feedforward ainda é pouco conhecido e aplicado nas empresas, em muito pelo medo de testar algo novo, que reduz a hierarquia e ressignifica as relações de poder. Tanto para líderes como para liderados, posso falar com tranquilidade: eu aprendi, aprimorei e aplico o feedforward já há alguns anos e, por meio dele, tornei-me uma liderança melhor e muito mais conectada com as pessoas e times que fazem parte do meu ambiente de trabalho. 

Por esse motivo, quero "espalhar a palavra" e convencer mais pessoas de que esse é um caminho muito mais saudável e produtivo para nutrir as relações de trabalho. Vamos lá?

Por que o feedforward é MUITO MELHOR que o feedback?

O feedforward é um processo diferente de avaliação e reflexão de interações entre pessoas e times. Vejo nele 4 diferenças fundamentais em relação aos feedbacks que dei e recebi em experiências anteriores e que acho essenciais para estreitar a relação entre times remotos:

• O feedforward é uma via de mão dupla (ou múltipla): Em toda sessão de feedforward, todos têm a oportunidade de falar, pois é um processo de análise de todas as perspectivas de uma mesma interação: seja uma dupla ou um time inteiro. Não é só a liderança que analisa o time: o time também analisa a liderança. Não há nenhuma superioridade entre líder e liderado - são todos parte de um time. Inclusive, ele pode ser feito entre líder e pessoa liderada (como um 1:1) e também entre times (fixos ou temporários, de projetos) e entre pares do mesmo ou de outro time. Eu mesma já fiz sessões de feedforward até com clientes após um projeto ou análise de um ciclo de trabalho e até na minha vida pessoal (risos). Onde há uma relação relevante a ser aprimorada, há espaço para o feedforward.
• O feedforward pensa no futuro: A crítica pela crítica não vale nada pra ninguém - e, sinceramente, é muito mais fácil criticar e apontar erros e culpados sem pensar em caminhos de solução. O que tem valor real é a crítica que olha para como melhorar no futuro. Além disso, até a forma de compartilhar e organizar a informação deixa pra trás o tom frequentemente mais agressivo e privilegia o tom propositivo. No feedforward, ao invés de apontar erros e falar o que não gostamos, compartilhamos o que gostaríamos que fosse diferente. E, pra cada "gostaria",, há um "e se", uma sugestão propositiva de melhoria. Os melhores feedforwards são aqueles dos quais saímos com várias ações e caminhos para fazer diferente no futuro.
• O feedforward aproxima e conecta pessoas: Ao criar um ambiente seguro para a troca de sentimentos e percepções, a aproximação entre as pessoas é certa. O feedforward extrapola o ambiente profissional e abre espaço para o compartilhamento de aspectos pessoais que impactam (positiva ou negativamente) na vida profissional. É um momento em que podemos expor nossas vulnerabilidades e, quanto mais nos permitimos ser quem nós somos, mais as outras pessoas se encorajam a ser quem são também. Tudo isso cria relações mais verdadeiras. Em todos os feedforwards que já fiz, eu sempre saio melhor do que eu entro, mais motivada e conectada com as pessoas que trabalham comigo.
• O feedforward contribui para produtividade dos times: Esse ritual, quando feito com frequência trimestral, por exemplo, não deixa acumular questionamentos e incômodos como em feedbacks semestrais ou anuais e também é um momento frequente de reconhecer as pequenas vitórias e os pontos positivos de cada um. A cada sessão, não há ponto sem nó: saímos com pontos acionáveis a serem trabalhados em conjunto para serem revisitados  na sessão seguinte, fazendo com que a discussão seja propositiva e intencional. Com isso, a relação melhora a cada ciclo e ele intensifica a transparência, a aproximação e a motivação do time.
• O feedforward desenvolve a liderança: Como via de mão dupla, a liderança também aprende no processo, escuta as percepções do time sobre seu trabalho e sua atuação como líder e parte do time. É um momento de resolver dúvidas (sem deixar acumular), de exercitar a escuta ativa e de se abrir para a relação com as pessoas do seu time.

Na prática, como funciona o feedforward?

O objetivo do feedforward é refletir sobre você mesmo, sobre o time, sobre a organização, sobre a outra pessoa e sobre a relação entre vocês. O escopo de análise pode ser mais fechado (sobre um projeto ou um ponto específico da relação) ou mais abrangente (pensando em todo o contexto em que cada pessoa está envolvida).

Os participantes têm um primeiro momento individual (5 a 10 min, a depender da frequência e da proximidade entre as pessoas) para escrever suas reflexões (sobre a outra pessoa, sobre você, sobre a relação entre vocês, sobre a empresa ou sobre um projeto ou time em caso de feedforwards em grupo). O tempo é propositalmente curto para que o que é mais latente venha à tona - isso dá foco ao que mais importa e reduz as picuinhas. 

Dica: para deixar o silêncio do momento da escrita menos desconfortável, geralmente colocamos uma musiquinha enquanto estamos escrevendo (deixa o processo mais leve).

Nessa reflexão, dividimos a análise em 3 ângulos: pontos que eu GOSTO e valorizo (pontos positivos), pontos que GOSTARIA que fossem diferentes (pontos de melhoria) e, para cada GOSTARIA, é necessário ter um E SE como forma propositiva de pensar em pontos negativos com o viés propositivo de olhar para melhorias no futuro. ‍cada observação deve ser colocada em 1 post-it. Vou dar um exemplo de 3 pontos que já compartilhei em um feedforward com uma pessoa que estava saindo do onboarding no time:

• GOSTO: De como você constantemente embasa suas decisões com análises e dados.
• GOSTARIA: Que você não esperasse até a última hora para falar quando algo vai dar errado, pois eu posso te ajudar com antecedência.
• E SE: Deixarmos um 1:1 de 15 min semanal até o fim do próximo trimestre para você me compartilhar as dúvidas e problemas até você sentir mais segurança na função.

Em seguida, cada pessoa compartilha seus pontos para a outra pessoa ou para o grupo. Ao longo do compartilhamento, é comum e produtivo abrir espaço para adicionar pontos e comentários que vão surgindo ao ouvir a outra pessoa comentar sobre o que foi compartilhado, principalmente pontos de "E SE", que trazem sugestões e caminhos para ampliar o que está bom ou melhorar o que precisa ser melhorado.

Ao fim do processo, o ideal é convergir nos principais pontos acionáveis para o próximo ciclo, como um plano de ação e desenvolvimento que será trabalhado e retomado no fim do ciclo seguinte. Deixo também sempre uma caixinha de insights e oportunidades mais amplos que podem surgir ao longo da conversa e merecem ser destacados. Se feito com frequência (ou seja, não tem muita coisa acumulada pra falar), todo o ritual costuma demorar de 45 a 60  minutos.

• Esse é um exercício que pode ser feito virtualmente (para times remotos) ou presencialmente (para times que trabalham no mesmo local). 

As imagens abaixo mostram o framework que eu utilizo em feedforwards remotos (em ferramentas como MURAL ou MIRO) e também uma foto de um feedforward presencial com post-its mesmo. Confesso que hoje prefiro registrar sempre no framework no mural, mesmo que a conversa seja presencial, pois facilita a documentação (vou salvando os arquivos por data e pessoas envolvidas).

Por que o feedforward é ainda mais importante agora?

Estamos há mais de 3 anos nos familiarizando e tomando o trabalho remoto ou híbrido como algo comum que faz parte do dia-a-dia das empresas e das relações de negócios. 

Por mais que haja um avanço das tecnologias e dos meios de conexão em rede, os negócios e as organizações ainda são feitos por pessoas. Com o aumento dos estímulos, dos canais e da complexidade e volume de temas que precisamos endereçar no dia-a-dia, as relações humanas vão ficando em segundo plano e sentimos cada vez mais a perda do cuidado.

Uma consequência disso é o acúmulo de sentimentos (bons e ruins) que a gente não bota pra fora junto com julgamentos sobre outras pessoas sem saber o que está acontecendo do outro lado também. As trombadas de corredor nem sempre estão mais lá. Só vemos as pessoas mais próximas algumas vezes por mês e o assunto principal quase sempre é trabalho. 

POR QUE IMPORTA?

Ainda não aprendemos a trabalhar de forma distribuída. Vira e mexe, vem aquela mensagem no Whatsapp mal interpretada, aquele áudio numa hora ruim, a pressão do momento, o desalinhamento em reuniões. Tudo isso se intensifica com a distância e pode gerar atritos, mal entendidos e outras falhas de comunicação. Da mesma forma, os pontos positivos, os reconhecimentos e as vitórias podem ter menos força ou ser deixados pra "quando der".

Mas isso não é uma crítica ao trabalho remoto ou distribuído - pelo contrário. Mesmo no presencial, esses problemas acontecem pelos mesmos motivos. Procrastinar conversas profundas é fácil (principalmente as mais difíceis) - mas não vale a pena. 

• Guardar sentimentos nem sempre faz bem e, ao não compartilhá-los com quem precisa, perdemos a oportunidade de construir uma solução comum. Seja no ambiente presencial ou remoto, precisamos aprender a melhorar o que há de mais rico nas organizações: as conexões entre as pessoas que dela fazem parte. 

Nesse sentido, pra mim, o feedforward tem sido um grande aliado da aproximação, da resolução de conflitos e dos reconhecimentos de cada pessoa que esteve junto comigo durante esses anos cada vez mais desafiadores. A cada feedforward, eu aprendo a ser uma líder e uma pessoa melhor.

É preciso atenção para sempre reconhecer as coisas boas, humildade para admitir os erros e coragem para encarar medos e incômodos de forma propositiva. É preciso quebrar a inércia, mas vale a pena. Uma vez que você começa, não pára mais.

É um ato de empatia. Com os outros e com você.

Que tal marcar seu primeiro feedforward com uma pessoa com quem você precisa conversar?

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