6 dicas para melhorar sua gestão de tempo

O tempo é o nosso recurso mais precioso, contudo, em meio a tantas informações, mensagens, e-mails e redes sociais é difícil focar no que realmente importa e utilizar da melhor maneira este bem precioso. Adotar estratégias nas quais podemos equilibrar nosso foco, atenção e nossa gestão podem contribuir para melhores resultados e bem-estar. 

Gestão de tempo é a prática de gerir o seu trabalho de modo a garantir que o sua agenda  está sendo usada da melhor maneira possível. Uma das principais vantagens desta gestão bem feita é a capacidade de priorizar melhor o seu dia, reduzindo o estresse e melhorando a sua produtividade. 

Para te ajudar a retomar o controle de suas atividades e do seu tempo, elencamos 6 dicas práticas para você utilizar!

DICAS PRÁTICAS PARA GESTÃO DE TEMPO

1. ESCOLHA MOMENTOS IDEAIS PARA ORGANIZAR E REVISAR SUA SEMANA

Ter momentos definidos para organizar a sua semana e revisar suas tarefas é fundamental. Apesar de muitos profissionais escolherem a segunda-feira como o grande dia de organização, esta data também pode ser corrida para muitos, portanto, escolha um momento chave onde você possui uma boa concentração e disponibilidade de tempo para iniciar a sua organização e, o mais importante, salve esse compromisso na sua agenda, para que você tem o tempo de priorizar suas atividades como algo sagrado. 

É claro que existem diversos imprevistos ao longo de sua semana, e por isso, contar com momentos de revisão de suas tarefas e entregas é importante para manter uma visão clara de sua semana para poder adaptá-la.

Uma dica importante aqui é ir listando suas atividades em algum "to do list" ao longo do dia para que você não saia fazendo algo, mesmo que não seja o mais importante naquele momento, apenas para não esquecer de fazer depois. Essa perda de foto, e desvio de planejamento, é o que mais atrapalha nossa produtividade. Uma dica aqui é utilizar ferramentas como o Todoist, que funciona na web e em aplicativos, e deixar aberta o dia inteiro ao seu lado, e com isso ir colecionando seus "to do's" já organizados por prioridade de importância e prazo, para você repassar para sua agenda depois.  

2. CLASSIFIQUE OS TIPOS DE TAREFAS

Sempre quando você inicia uma nova tarefa, o seu cérebro precisa encontrar o contexto e informações necessárias desta tarefa. À medida que você realiza inúmeras atividades durante o dia, você força o seu cérebro a trabalhar mais para encontrar estes contextos e informações. Quando você classifica e agrupa as suas tarefas, você ajuda o seu cérebro a identificar mais fácil o que precisa ser realizado no seu dia-a-dia. 

Existem diversas maneiras de classificar as suas tarefas. Você pode classificá-las pelo esforço ou tempo despendido, ou seja, se é uma tarefa que exige dias ou apenas minutos. Pode classificá-las por categorias, como por exemplo tarefas relacionadas à sua saúde, conhecimento ou trabalho. Ou também pela característica daquela tarefa, se é algo operacional, criativo ou estratégico. No Todoist por exemplo, você pode cadastrar suas tarefas agrupadas por essa categorias, ou assuntos, de forma simples e rápida com hashtags, e com isso olhar seu backlog (termo utilizado para sinalizar sua lista de pendências) de várias formas. Exemplo: "Pagar impostos do mês". Você pode cadastrar essa atividade com #Banco e #Contabilidade. Desta forma, você pode filtrar essa atividade junto com as demais atividades #Banco, para que você execute todos os outros pagamentos quando estiver no banco, seja presencial ou no site, e também filtrar #Contabilidade para agrupar essa atividade com outros assuntos relacionados quando for ter um papo com seu(ua) Contador(a).   

3. PRIORIZE SUAS TAREFAS

A sua semana tem tempo limitado e sua capacidade cognitiva também, portanto, saiba priorizar! Você pode utilizar a matriz de Eisenhower para entender onde as suas tarefas se encaixam em Importante / Não importante x Urgente / Não Urgente. Para cada local da matriz, existe um nível de prioridade na qual te ajuda a entender quais tarefas você deve iniciar e como organizá-las ao longo da sua rotina. 

Como comentamos, imprevistos e adaptações acontecerão ao longo de sua semana. Entender de forma clara quais são suas prioridades e realizá-las respeitando sua ordem te permitirá mais confiança e produtividade. Na matriz acima os maiores desafios são Agendar e Delegar, e para isso o uso de soluções digitais se torna fundamental. Alternativas como o Trello e o Monday permitem que você, e toda equipe envolvida, tenham visibilidade sobre o status e relação entre as atividades, desta forma você consegue entender o impacto, ou não, de você reagendar uma tarefa para um prazo determinado, bem como ter uma leitura de como poderá delegar uma atividade para outra pessoa que tenha espaço na agenda.  

4. UTILIZE FERRAMENTAS DE AGENDAMENTO PARA GANHAR TEMPO! 

 O mais importante na gestão de tempo é não desperdiçá-lo com atividades desnecessárias ou que podem ser automatizadas. Quer perda maior de tempo do que ficar batendo a agenda de diversas pessoas em busca de um horário para uma reunião, uma consulta médica, um almoço etc? As ferramentas de agendamento te ajudam a eliminar o tempo e incômodo de idas e vindas de e-mails ou mensagens e ainda podem ser um ótimo canal para atrair novos clientes, deixando de forma simples e fácil seu horário comercial disponível em seu site, rede social ou mesmo assintaura de e-mail. Por aqui utilizamos o Calendly, que é uma das pricipais plataformas que agenda online automatizada. Mas existem também opções como o Agenda Aí, no qual você pode agendar reuniões e consultas em um mesmo espaço, além de automatizar lembretes e deixar sua agenda mais digital. 

Estas ferramentas te possibilitam ganhar mais tempo sem abrir mão do que precisa ser feito. E você também pode explorá-las para o seu negócio! A IReserve, por exemplo, é uma plataforma que unifica todo o sistema de reservas de estabelecimentos. Ela permite que você visualize a disponibilidade e feedback de seus clientes em tempo real de forma automatizada. 

5. APRENDA A DIZER NÃO

Ao compreender as suas tarefas mais prioritárias, você também identifica quais as atividades que têm menor importância. Aprender a dizer “não” para algumas responsabilidades e tarefas que não são prioridades te ajuda a focar no que realmente precisa ser feito e descartar (mesmo que seja por um determinado tempo) as atividades que atrapalham este foco. No Todoist por exemplo você pode criar uma Categoria #FazerDepois, ou algo assim, desta forma você não deleta uma atividade para sempre, mas deixa guardada para um momento no futuro, quando você tiver mais tempo ou ela se torne mais importante.

“O trabalho é um processo, e todo o processo tem de ser controlado. Para tornar o trabalho produtivo, portanto, requer-se a construção dos controles adequados para o processo de trabalho.” - 

Peter F. Drucker

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6. DELEGUE TAREFAS

Outra maneira importante de gerir o seu tempo, é delegando corretamente. Delegar vai muito além de direcionar outra pessoa a fazer. Além de aumentar a sua produtividade e da sua equipe, você criará uma equipe mais flexível, potencializando seu conjunto de habilidades. Portanto, se o trabalho tiver de ser feito mas não fizer parte de suas prioridades, delegue! Mas lembre de delegar da forma correta, trazendo para a pessoa o contexto, a importância da tarefa e o que é esperado dela como entrega final, pois desta forma você terá alguém comprometido em realmente fazer acontecer. E, como qualquer atividade de trabalho cooperada, a comunicação é fundamental, e ferramentas como o Slack se tornam um diferencial para manter times e equipes conectadas e coordenadas, sem que sua mensagem fique disputando espaço com grupos de Whatsapp pessoal e se percam no dia a dia. 

Em resumo, gerenciar tempo nada mais é do que a habilidade de fazer escolhas e contar com ferramentas que te permitem se tornar melhor! Acesse o digitaliza.ai e saiba como otimizar o seu tempo com diversas outras soluções digitais e ainda ter descontos exclusivos em soluções parceiras!

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