Metodologia ágil: o que é e como aplicar na sua empresa

Com os avanços tecnológicos das últimas décadas que estão transformando a sociedade como um todo, a nova economia trouxe produtos inovadores e mudou a forma como as pessoas consomem. Neste cenário, empresas tiveram que se reorganizar internamente para suprir uma nova forma de demanda. Para trazer maior agilidade e eficiência aos processos, surgiu a Metodologia Ágil - também conhecida como Metodologia Agile. 

O termo não é tão recente: cunhado a partir do “Manifesto Ágil”, uma declaração de princípios para desenvolvimento de softwares que foi assinada, em 2001, por 17 desenvolvedores que buscavam maior agilidade e satisfação dos clientes, ele logo se transformou em metodologia e ganhou seguidores. 

Desde então, porém, os princípios foram adaptados para outros mercados, produtos e empresas. Hoje, companhias inovadoras como Microsoft e IBM (que se modernizou com a metodologia, inclusive) utilizam a metodologia em alguns de seus processos. Segundo pesquisa da consultoria QSM, a Metodologia Ágil acelera em 50% o tempo para colocar um produto no mercado e aumenta a produtividade em 25%. 

O QUE É METODOLOGIA ÁGIL (OU AGILE)?

Em linhas gerais, a Metodologia Ágil coloca a satisfação do cliente com o produto acima de burocracias e planos pré-estabelecidos. Nesse sentido, o método “aceita” o erro nas primeiras entregas. É mais eficiente entregar o protótipo de um produto de forma rápida, receber um feedback e realizar a manutenção do que buscar indefinidamente um “produto final”. Para tanto, o cronograma de entregas é fragmentado em etapas mais curtas (dependendo do setor, podem ser chamadas de sprints).

Os funcionários são divididos em equipes reduzidas e multidisciplinares: os squads. Dentro deles, não existe uma autoridade fixa. Dependendo do projeto, a pessoa mais especializada pode se tornar uma referência, mas não se configura como chefia. Cada uma dessas equipes tem autonomia quase total dentro da empresa. Normalmente há um funcionário do squad que concentra o relacionamento com as outras áreas.

Nesse sentido, a Metodologia Ágil torna os processos menos mecânicos para os funcionários, e diminui o tempo em que se dedicam a um mesmo projeto. Assim, promove a criatividade e dá às pessoas a sensação de realização a cada entrega. No fim, ela gera constância, com planejamentos flexíveis e possíveis mudanças de rota para sempre adaptar o produto ao cliente. 

QUAL É O OBJETIVO DE UMA METODOLOGIA ÁGIL?

Em um dos possíveis jeitos de aplicar a metodologia ágil, organizando as squads (equipes multidisciplinares responsáveis pelo projeto) em sprints (tempo entre as reuniões que marcam as entregas do período), é possível gerar flexibilidade com o pé no chão. Afinal, você acompanha as entregas de todo o time, com transparência e possibilidade de ajuste para que ninguém fique sobrecarregado. 

Além disso, você tem uma visão do projeto como um todo, sabe quanto tempo vai precisar dedicar a cada tarefa e orquestra o time em torno desse objetivo - sem comando e controle, inclusive. A metodologia faz com que todos se sintam responsáveis por aquele projeto, engajando para que tudo funcione e cooperando para que ninguém perca os trilhos. 

No fim das contas, o objetivo é aumentar a agilidade nos processos e isso não significa fazer rápido, e sim, de forma assertiva e eficiente. Com isso, as organizações ganham ao ter menos refações das entregas, já que elas foram aprimoradas ao longo do processo, e o time ganha com maior transparência e flexibilidade, além de poder contar com a squad que pode ajudar na resolução dos eventuais problemas. 

O QUE SÃO ORGANIZAÇÕES ÁGEIS? 

As empresas que adotam a Metodologia Agile têm estruturas idênticas ou análogas aos squads. As formas como essas equipes autônomas e multidisciplinares trabalham, se organizam e se relacionam internamente podem variar. Diversas práticas e métodos foram idealizadas ao longo do tempo para, dentro da Metodologia Agile, dar diretrizes mais concretas aos funcionários.

Para entender qual se encaixa melhor na rotina da sua empresa, conheça os principais métodos utilizados hoje:

SCRUM

O método Scrum é um dos mais famosos e também um dos mais utilizados. Nele, cada projeto é dividido em ciclos, também chamados de sprints. Entre as sprints, algumas tarefas devem ser executadas e nos encontros, as pendências são revisitadas, além das entregas já feitas. Ele prioriza as pessoas, que trabalham com um prazo maior, e garante motivação para a equipe. 

KANBAN 

O método Kanban resume em cartões o que é preciso ser feito, quando e em que quantidade. Essa metodologia engloba o uso de um quadro para ir acompanhando de forma visual em que etapa a tarefa se encontra, começando no backlog e seguindo para as etapas de execução: em andamento e entregue. 

LEAN

O método Lean é muito usado em startups por focar em manter processos – e gastos – enxutos. Ele se atrela ao conceito de MVP (Produto Mínimo Viável), no sentido em que procura desenvolver, em uma primeira etapa, um produto no menor tempo, com o menor custo e tamanho possíveis. São a eficiência e a redução de custo como prioridades. Este método, inclusive, é anterior à metodologia ágil, tendo surgido no Japão do pós-guerra, nas indústrias automobilísticas que queriam maior agilidade. 

SMART

O método SMART é um exemplo de conceito que, dentro da Metodologia Agile, procura estabelecer objetivos palpáveis para os funcionários e squads. Ele não se refere à organização do material humano, mas das metas das equipes. O método define que toda meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e ter um prazo pré-estabelecido.

COMO APLICAR A METODOLOGIA ÁGIL EM UMA EMPRESA?

Antes de implementar a metodologia ágil, é preciso ter em mente qual o seu objetivo e o que está levando sua empresa a tomar esta decisão. Afinal, implica em mudança de cultura, novos fluxos de trabalho e até reorganização de times. 

Com isso em vista, comece criando um planejamento, para que as entregas não se percam na mudança de metodologia e ninguém, principalmente clientes e funcionários, saiam lesados por isso. Entenda também quem vai assumir os papéis na transição, se é preciso investir em formações específicas para líderes, por exemplo, e como incorporar na cultura essa nova forma de agir. 

É muito importante que sua equipe esteja ciente das mudanças, dos percalços e dos ganhos que toda a empresa vai ter. Ter o time ao seu lado vai abrir novas perspectivas e facilitar a adesão, que pode gerar novas ideias que vão facilitar a implementação. 

Ah, também não esqueça de escolher uma ferramenta para ajudar no gerenciamento das tarefas. Assim, todo mundo pode acompanhar o andamento, além de não correr o risco de perder algo importante de vista. E nas reuniões de alinhamento, a ferramenta vai guiar para que nada passe, como prazos e ajustes. 

MAS COMO ADAPTAR AS EQUIPES?

Bom, a mudança da metodologia que gere todo o funcionamento de entregas e organização da empresa mexe em tudo. Por isso, você pode começar aos poucos. Veja se alguém da empresa já teve experiência com a metodologia ágil, colha as impressões e entendimentos de qual modelo melhor caberia na empresa e comece a pesquisar. 

Ao definir isso, você pode montar um time teste, que vai começar a se organizar a partir da metodologia ágil, vendo se é possível seguir assim ou quais as necessidades de adaptação antes de escalar para toda a empresa. Dessa forma, você mede o impacto e não perde tempo. 

5 FATORES QUE EXPLICAM O SUCESSO DA METODOLOGIA ÁGIL

Hoje a metodologia ágil está presente em grandes empresas, na maior parte das equipes, e rende processos muito bem organizados. Mas o que está por trás do sucesso? Separamos aqui os cinco destaques de quem implementa na empresa:

Resposta rápida às mudanças

Ter um plano para o desenvolvimento de um produto é importante, sem dúvidas, mas não é preciso engessar a estratégia da companhia. Os profissionais precisam estar atentos às possíveis alterações que possam ocorrer durante o desenvolvimento, readequando o trabalho para melhor atender os objetivos.

Desburocratização

Mais do que ler e entender páginas e páginas de documentos que explicam como um recurso deve funcionar, o ideal é que times multidisciplinares envolvidos no produto aprendam na prática sobre o funcionamento do fluxo de trabalho, deixando processos mais enxutos, eficientes e rápidos.

Sistema colaborativo

Uma empresa que tem os princípios do ágil, Lean e de outras metodologias em seus valores e cultura entende que uma parceria vai além da negociação de contratos. O trabalho deve envolver a troca de experiências entre as duas partes, um profundo alinhamento das pessoas, clareza nas restrições, ser guiado por metas claras, estimulando um ambiente saudável e harmonioso para que todos possam contribuir com a evolução do produto.

Simplicidade

Por que criar e desenvolver softwares enormes dentro de um plano rígido e pré-definido, se existe uma forma de alcançar os objetivos fazendo mais com menos? Em um cenário de instabilidade econômica, é imprescindível otimizar a estrutura e alcançar mais resultados com o menor esforço possível, eliminar o desperdício, lançar rápido e colher feedback rápido.

Usuários e Clientes em primeiro lugar

A maior prioridade de uma empresa ágil é entregar o que os usuários reais do produto precisam alinhado com as metas de negócio da empresa contratante. Para isso, é preciso apostar na entrega adiantada e contínua de um produto de valor, que faça sentido aos objetivos do parceiro. Dessa forma, todas as etapas de desenvolvimento levam em conta as preocupações e necessidades dos clientes.

2 EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DE METODOLOGIA ÁGIL: SPOTIFY E IBM

Muitas empresas hoje utilizam metodologia ágil e percebem melhorias significativas nas entregas, mas algumas delas se destacam. O Spotify, por exemplo, além de utilizar também dita novas formas de fazer a metodologia rodar ainda melhor. E aí você pensa: ah, mas Spotify é uma empresa nova, nasceu ágil. 

Acontece que vem a IBM aí para provar que adaptação é tudo, atendendo às novas expectativas do mercado a partir de uma gestão ágil, que soube surfar na transformação digital. Conheça melhor cada um desses cases: 

A transformação ágil da IBM

O coração do ágil é o método scrum, criado em 1993, cuja palavra foi emprestada do rúgbi. No rúgbi, scrum é a tática de reunir jogadores em três linhas paralelas formando uma barreira e se movendo todos ao mesmo tempo para conseguir tomar a bola do time adversário.

Nas empresas, scrum significa ter vários times pequenos, de três a nove pessoas, trabalhando simultaneamente. Cada um deles se dedica em tempo integral a uma parte de um grande projeto. As equipes — que no jargão da metodologia são chamadas de esquadrões (squads) — devem ser multidisciplinares.

A transformação na IBM começou com a chegada do executivo Jeff Smith (hoje na AWS), em 2014. Smith ganhou carta branca da presidente global da empresa, Ginni Romety, para reinventar o jeito de trabalhar e fazer negócios da IBM – uma tarefa e tanto em uma empresa que tem 107 anos.

Giaffredo conta que a mudança teve como base quatro valores: confiança, respeito, abertura e coragem.

A confiança para que as equipes entendessem o porquê alguma tarefa precisava ser feita ao invés de como ela precisava ser feita, dando confiança para os times encontrarem as melhores soluções. O respeito se baseia no modelo de equipes autodirigidas, de modo que o sucesso e o fracasso pertençam exclusivamente a eles, criando um senso de solidariedade para os colegas se auxiliarem mutuamente.

“A gente cria uma cultura de puxar o trabalho, ao invés de eu ter que empurrar ou assinar o trabalho. É o tipo de respeito que a gente espera de equipes ágeis”, conta Giaffreddo.

A abertura é no sentido de desmistificar o feedback, que passa a ser o “bem mais precioso” de uma organização ágil. As críticas, afirma o executivo, passam a ser oportunidades para os times evoluírem na próxima interação. 

“Esse é um valor mais difícil de colocar em prática, porque mexe com a natureza egocêntrica do ser humano. E, às vezes, eu tenho pessoas mais introspectivas, outras mais extrovertidas, e o ambiente tem que ser confortável para que todos consigam se manifestar, falar e escutar sem punição”, explica o líder em transformação ágil.

A coragem é para permitir que os profissionais experimentem novas soluções. O erro então passa a ser visto como capital intelectual da empresa, uma oportunidade de aprendizagem.

Três princípios se conectam com os valores ágeis da IBM. O primeiro é que as entregas sejam orientadas com valor percebido pelos colaboradores e clientes.

Depois vem a aprendizagem do time, com correção de curso ao longo dos projetos. Isso é feito por meio de ciclos mais curtos de entregas, com a perspectiva de balanços semanais ou quinzenais.

“É uma forma de questionarmos o que está indo bem e o que não está. Outro ponto valioso aqui é perguntar para o cliente o que ele está achando do trabalho, para aprimorarmos o trabalho a partir do feedback ”, ressalta. “Essas práticas servem para criar hábitos. Esses hábitos repetidos viram comportamentos. Esses comportamentos formam a cultura que a gente quer ter”, diz Giaffredo.

Como o Spotify aplica a metodologia ágil

Veja também: 

• Liderança ágil na prática
• Metodologia 80/20: entenda como o Google faz para inovar 

Outro grande case de sucesso com a Metodologia Ágil é o Spotify, que organiza toda a empresa sob as premissas ágeis e definiu alguns dos termos usados hoje no mundo empresarial. A organização do serviço de streaming musical surgiu da união de diversos métodos criados ao longo do século XXI (como o Scrum e o Kanban, dos setores de softwares e logística, respectivamente).

Além das squads, a empresa sueca criou outros três níveis organizacionais.

As tribes são grupos de squads de áreas correlatas. Equipes de uma mesma tribe têm proximidade física, comunicação recorrente e troca de experiências, embora não se envolvam diretamente com o produto ou objetivo das outras. Uma tribe tem, no máximo, 100 funcionários.

Os chapters, por sua vez, são grupos de funcionários que realizam funções semelhantes em suas squads. Por exemplo, pode existir um chapter formado apenas por engenheiros de softwares de diferentes squads, mas geralmente de uma mesma tribe. Membros de um mesmo chapter se reúnem periodicamente para trocar experiências e discutir desafios.

Por último, o Spotify tem em sua organização as guilds. Estas têm uma formação ainda menos rígida, já que nelas podem estar presentes funcionários multidisciplinares de diferentes squads, tribes e chapters. A função das guilds é realizar encontros para discutir temas relevantes aos profissionais delas e à empresa como um todo.

Conclusão

A metodologia ágil saiu da área de desenvolvimento de softwares e ganhou espaço em diversas áreas, por promover maior flexibilidade, transparência e, principalmente, eficiência nas entregas. Ela funciona de forma que o cliente esteja em primeiro lugar, abrindo possibilidades para testar e voltar. Ela deixa o processo menos mecânico, dando lugar à criatividade e flexibilidade, ganhando valor no resultado final. 

Hoje já existem diferentes métodos de metodologia ágil que podem ser aplicados nas empresas, sendo o scrum o mais famoso entre eles. Mas além do método, é preciso entender o que sua empresa precisa antes de tentar colocar a metodologia em prática. Isso envolve líderes, equipes, cultura e um planejamento de todas as mudanças que vão vir com ela. E, claro, qual ferramenta vai poder auxiliar o time na gestão das tarefas, para que nada se perca. 

E se você se inspirou nos cases da IBM e do Spotify, talvez seja a hora de olhar para como sua empresa se organiza hoje e pensar em aplicar formas mais ágeis de execução. Depois de começar a rodar, o sistema cria movimento, com colaboração, rapidez e resposta às mudanças, tornando a resolução de problemas mais ágil.