Não precisamos nos comunicar mais, precisamos nos comunicar melhor

Você também tem a impressão que passa praticamente toda a sua semana de trabalho se comunicando?

A comunicação tornou-se uma peça central no ambiente de trabalho moderno. A necessidade constante de estar conectado, responder a mensagens, participar de reuniões, fazer apresentações e gerenciar informações é, hoje, uma realidade inescapável para a maioria dos profissionais. 

De acordo com o relatório “2024 State of Business Communication” (por Harris Poll para Grammarly), essa transformação fica evidente quando olhamos os números: profissionais passam em média 88% da semana de trabalho comunicando, seja por e-mail, reuniões presenciais ou virtuais, mensagens de texto, ou outras formas de interação. 

Essa carga horária é tão intensa que, em algumas funções, o tempo gasto em comunicação já ultrapassa as tradicionais 40 horas semanais. Profissionais de Recursos Humanos, por exemplo, relatam passar até 47 horas por semana apenas se comunicando. Isso mostra uma mudança no paradigma do trabalho, onde a comunicação não é apenas uma parte do trabalho, mas praticamente o trabalho em si.

Além do volume, a diversidade de canais de comunicação também cresceu substancialmente. O relatório aponta que nos últimos 12 meses vimos a frequência da comunicação corporativa aumentar em 78% e a variedade de canais aumentar em 73%. O e-mail, as reuniões e as ferramentas de colaboração são os meios mais utilizados, representando metade do tempo total de comunicação semanal. Essa proliferação de canais aumenta a complexidade da comunicação, exigindo dos trabalhadores não apenas a habilidade de gerenciar informações, mas também de escolher o canal certo para cada mensagem.

Esse aumento de comunicação e variedade de canais veio trazendo consigo grandes desafios. A gestão da comunicação e a troca constante de contexto entre diferentes ferramentas geram uma sobrecarga de informações, que se reflete em dificuldades de concentração e escolha do canal mais adequado, o que pode levar a erros e mal-entendidos.

A Comunicação Ineficaz Custa Caro

O relatório nos mostra que temos um cenário no qual a comunicação está em ascensão, mas sua eficácia está em declínio.

• 55% dos profissionais relatam gastar tempo excessivo para formular mensagens ou decifrar a comunicação de outros;
• 54% encontram dificuldades em gerenciar o grande volume de mensagens de trabalho;
• 53% sofrem com a ansiedade decorrente do medo de interpretar mal as mensagens recebidas.

Esses desafios têm consequências tangíveis para os negócios. Uma comunicação falha pode resultar em perda de negócios e aumento de custos, afetando diretamente o desempenho financeiro da empresa. Em 2023, os ruídos de comunicação já custavam $1.2 trilhões de dólares por ano para a economia americana. Sendo responsável por

• 40% de queda na produtividade;
• 37% de atraso nos prazos de entrega;
• 32% a mais em custos.

Essa comunicação excessiva e ineficaz tem,  também, efeitos diretos na saúde mental dos trabalhadores. A ansiedade gerada pela possibilidade de mal-entendidos e a constante necessidade de estar disponível para responder a mensagens são fatores que contribuem para um ambiente de trabalho mais estressante e menos produtivo. Esse excesso de comunicação pode levar à fadiga e ao esgotamento, prejudicando a capacidade dos trabalhadores de se concentrar em tarefas críticas e criativas.

A Revolução da Gen AI: Melhorando, Não Aumentando a Comunicação

No contexto dessa sobrecarga comunicacional, a Inteligência Artificial Generativa (Gen AI) surge como uma solução promissora, não para aumentar o volume de mensagens, mas para melhorar a qualidade da comunicação.73% dizem que a IA ajuda a evitar ruídos de comunicação no local de trabalho.

De acordo com o relatório, 60% dos profissionais já utilizam Gen AI no trabalho, e 61% dos trabalhadores do conhecimento afirmam que suas equipes planejam implementar essa tecnologia nos próximos 12 meses.

• 80% dos trabalhadores que utilizam IA regularmente afirmam que ela melhora a qualidade de seu trabalho.
• 77% dos trabalhadores dizem que a tecnologia os torna melhores em seus trabalhos

Os benefícios da Gen AI são evidentes. Profissionais que usam a tecnologia relatam economizar em média 7,75 horas por semana, o que equivale a 19% de uma semana de trabalho típica. Isso representa uma economia potencial de US$ 1,6 trilhão em produtividade nos Estados Unidos.

A IA pode ser usada para automatizar tarefas repetitivas de comunicação, como a redação de e-mails ou a organização de informações, liberando tempo dos trabalhadores para que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas e criativas. Além disso, a IA pode ajudar a reduzir a sobrecarga de comunicação, filtrando e priorizando mensagens com base em sua relevância e urgência, o que pode diminuir o estresse e aumentar a produtividade.

Entretanto, para que a IA realmente traga os resultados esperados, é crucial que as empresas invistam na tecnologia certa e na formação adequada de seus funcionários. Ferramentas de IA devem ser escolhidas não apenas pela sua inovação, mas pela sua capacidade de se integrar de forma fluida aos fluxos de trabalho existentes, garantindo a segurança dos dados e a privacidade das informações. 

Além disso, é essencial que haja uma padronização no uso dessas tecnologias, com treinamento específico para que todos os funcionários, independentemente de seu nível hierárquico, possam usar a IA de forma eficaz.

A criação de uma cultura empresarial que abrace a IA é outro passo fundamental. Isso inclui promover a adoção da IA em toda a organização, compartilhando histórias de sucesso e incentivando a experimentação e o uso contínuo da tecnologia. Quando a IA é integrada de forma coerente e eficaz, as empresas podem esperar melhorias significativas na comunicação interna, na satisfação dos funcionários e no desempenho geral do negócio.

Não, nenhuma tecnologia poderá falar por você!

Apesar de todos os avanços proporcionados pela IA, há aspectos da comunicação que ela não pode resolver. Como destaca o relatório, 31% dos trabalhadores do conhecimento expressam uma falta de confiança devido à má comunicação, um aumento notável em relação aos 20% registrados dois anos atrás. Essa estatística sublinha a importância da comunicação interpessoal, onde a IA não pode substituir o impacto humano.

Na economia da atenção de hoje, onde todos estão constantemente distraídos, a capacidade de comunicar-se com assertividade e precisão torna-se ainda mais crucial. A IA pode ajudar a criar mensagens e automatizar tarefas, mas não pode substituir o impacto de uma comunicação face a face eficaz, onde nuances como tom de voz, linguagem corporal e empatia desempenham papéis vitais.

O relatório "2024 State of Business Communication" deixa claro que, embora a IA generativa ofereça ferramentas poderosas para melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, a responsabilidade final por uma comunicação eficaz permanece com os indivíduos. 

Desenvolver e refinar nossas próprias habilidades de comunicação interpessoal é uma necessidade urgente para capturar e manter a atenção, influenciar e inspirar em um ambiente onde a atenção é um dos recursos mais escassos. Quando chegar a sua vez de levantar e falar, nenhuma inteligência artificial poderá fazê-lo por você. 

Esteja preparado e domine o mais valioso canal de comunicação - você mesmo - e seja porta-voz da sua melhor versão!

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