Dicas para melhorar a comunicação com sua equipe

Muitas empresas enfrentam problemas em seus ambientes de trabalho, o que leva a sentimento de insegurança e exaustão emocional em seus colaboradores. Em grande parte, isso acontece devido a uma comunicação ineficiente da liderança.

Imagine a seguinte situação: você é uma liderança que chega cedo no trabalho, vai até a sua sala, toma um café e se prepara para o dia. Então, um subordinado bate à sua porta e pede para falar com você. Ele relata uma situação desconfortável que viveu com um cliente no dia anterior e explica como se sentiu, suas inseguranças e receios. Você escuta com atenção, faz perguntas para entender melhor a situação.

Essa cena é simples, mas, na realidade, é rara. 

Quantas vezes seus liderados bateram voluntariamente à sua porta para compartilhar conflitos e pedir orientações? É muito mais comum que essa conversa só aconteça quando um cliente faz uma reclamação e o líder precisa investigar a situação ou quando terceiros informam sobre um conflito ou problema que está gerando incômodo e ruídos. As informações chegam ao líder carregadas pela rede de rumores e especulações, e não de forma direta e assertiva pela própria pessoa que está vivendo o conflito.

O que pode causar a falta de comunicação no trabalho?

Quando os liderados não falam abertamente sobre o que está se passando, o primeiro sintoma de uma comunicação disfuncional se faz presente: o silêncio. Esse silêncio faz um barulho ensurdecedor, é o burburinho dos conflitos não resolvidos ecoando pelos corredores e aplicativos de mensagens. 

• Ele se impõe quando as lideranças falam de forma generalista, pressupondo que todos na empresa compartilham dos mesmos valores e definições para termos amplos, como visão, missão, propósito, lealdade, responsabilidade, comprometimento, foco, prioridade, cultura, entre outros, gerando insegurança e desconexão.

Com isso, as lideranças intermediárias concluem que seus líderes pressupõem que eles, os liderados, têm a mesma definição para tais conceitos e assim não tomam a iniciativa de alinhar o vocabulário com receio de se expor. Sentem-se oprimidos pela sensação de que deveriam saber exatamente do que se trata e como a cultura da empresa trabalha em relação a esses temas. Sem uma comunicação clara para saber o que o chefe está pensando, a liderança intermediária replica a mesma comunicação vaga e incerta e não se certifica de como seus subordinados estão recebendo a mensagem, afinal, também não têm tanta certeza sobre o significado dela.

Na ausência de uma comunicação fluida, cotidiana e eficaz, sobram pressupostos, interpretações e mal-entendidos, gerando como resultado tensões, pedras para atacar, escudos para se defender e abrigos para se esconder. Esse problema se replica até a ponta e eventualmente, chega ao cliente. Alimenta-se, assim, de forma escalonada, a insegurança de toda a equipe em todos os níveis hierárquicos. 

Temos aqui o pior cenário: um ambiente de trabalho onde a falta de comunicação funcional e a insegurança emocional se retroalimentam, criando um ciclo vicioso de tensão e desconfiança que afeta toda a empresa. E, quando a comunicação não flui adequadamente, o resultado final é uma equipe desalinhada, projetos mal executados e, inevitavelmente, clientes insatisfeitos.

Como melhorar a comunicação na liderança?

É essencial que os líderes criem um ambiente seguro e propício para o diálogo aberto e honesto, onde os colaboradores sintam-se à vontade para expressar suas ideias e preocupações. Isso implica em ouvir atentamente, fazer perguntas para esclarecer, validar as emoções do outro e buscar soluções em conjunto.

Além disso, é fundamental que os líderes comuniquem de forma clara e objetiva, utilizando uma linguagem acessível e alinhando conceitos e valores para que todos possam compreender. E, acima de tudo, devem demonstrar empatia e respeito pelos colaboradores, reconhecendo suas contribuições e valorizando seu trabalho.

Um bom instrumento para aplicar o diálogo aberto, é a valorização dos feedbacks, e o primeiro passo é criar o hábito de fornecer feedbacks positivos. Não adianta pensar que alguém está apenas cumprindo sua obrigação, é preciso reconhecer e reforçar positivamente as tarefas, ações e iniciativas corretas. Focar apenas nos feedbacks corretivos cria a sensação de que o olhar da liderança está sempre buscando por falhas a serem apontadas, o que pode gerar uma atmosfera de vigilância e punição, aumentando a insegurança.

Qual é a importância do feedback no processo de comunicação?

Quando for necessário fornecer feedbacks corretivos, é importante adotar modelos que propiciem a escuta ativa e a realização de perguntas no final, permitindo que ambas as partes cheguem a um acordo ou compromisso firmado em conjunto, e não imposto verticalmente.

No entanto, o mais importante é valorizar a oportunidade de receber um liderado batendo em sua porta, não desperdiçá-la. É fundamental ouvir atentamente, mostrar interesse e empatia, e resistir ao impulso de resolver as coisas do seu próprio ponto de vista. Empatia não é se colocar no lugar do outro, mas sim compreender a visão de mundo, vieses, crenças, valores e sentimentos do outro. Essa tarefa é bastante difícil e requer muita inteligência emocional.

E por último, peça feedbacks. talvez, seja a etapa mais difícil. Peça, abertamente, feedbacks sobre a sua comunicação e como você poderia manter um canal de diálogo aberto. Ouça com atenção. Não se justifique, não se defenda. Apenas ouça. Elabore. Aplique o que fizer sentido. Jogue fora o que não fizer. 

Para maximizar a eficácia dos feedbacks, é importante considerar a orientação sobre os canais de comunicação. Cada canal de comunicação possui diferentes níveis de riqueza, isto é, diferentes graus de complexidade e camadas de informação. Os canais mais ricos são aqueles que permitem a comunicação pessoal e síncrona, como a conversa face a face. Por outro lado, canais impessoais, como boletins, cartilhas e memorandos, são os menos ricos em termos de complexidade.

Uma excelente estratégia é definir, em conjunto com a equipe, quais canais devem ser utilizados em cada contexto, garantindo que a comunicação seja estabelecida de forma coerente e eficiente para o grupo. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e a promover a troca de informações relevantes para o desempenho das atividades. A escolha adequada dos canais de comunicação é fundamental para o sucesso da estratégia de feedbacks.

Ao estabelecer uma comunicação eficaz e saudável, os líderes podem transformar um ambiente de trabalho tóxico em um lugar onde as pessoas se sentem motivadas e engajadas, trabalhando em harmonia para atingir objetivos em comum.

É hora de deixar esse silêncio-barulhento para trás e começar a conversar.

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