Escopo de projeto: por que é tão importante?

Entenda porque o escopo de projeto é tão importante, conheça suas principais característica e aprenda como fazê-lo

Escopo de projeto: por que é tão importante?

Entenda porque o escopo de projeto é tão importante, conheça suas principais característica e aprenda como fazê-lo

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Escopo determina e documenta os objetivos específicos de cada projeto, como suas entregas, tarefas, custos e prazos. Além disso, a documentação do escopo explica os limites de um projeto, estabelece responsabilidades para os membros da equipe e define os procedimentos de verificação e aprovação.

Ao longo de um projeto, essa documentação ajuda seu time a permanecer focado, fornece aos líderes as diretrizes necessárias para tomada de decisões e norteia sua execução.

Por que o escopo de projeto é tão importante?

Quando um projeto tem o escopo bem definido, é mais fácil negociar com o cliente e estabelecer uma boa comunicação. A gestão eficaz do escopo garante que tudo corra conforme o proposto, atendendo necessidades internas e externas.

Quando falamos em definir o escopo, estamos tratando de um entendimento comum sobre o que está ou não incluído em sua execução, e não só de seu cronograma ou do orçamento disponível para execução. O escopo serve para alinhar os objetivos da organização aos do cliente, e sua principal função é evitar problemas de relacionamento.

Imagine que seu cliente espere 10 relatórios, mas o Gerente de Projetos assumiu que entregaria apenas cinco. Definir o escopo impede que esse tipo de situação aconteça e protege tanto contratante como contratado nesses cenários.

Um bom escopo, portanto, estabelece um acordo sobre o resultado e orienta a resolução destes conflitos.

Quais são as informações necessárias para determinar o escopo de projeto?

Conhecer a demanda e identificar os recursos disponíveis

Determinar as necessidades do projeto é o primeiro passo para definir um cronograma, alocar recursos e estabelecer as metas do projeto. Essas são informações fundamentais para criar um escopo de projeto bem-sucedido.

De posse destes dados, o gestor pode atribuir tarefas e orientar como e quando serão feitas as entregas.

Compreender os objetivos

Ao definir o escopo de projeto, é necessário conhecer e estabelecer objetivos, sejam eles a criação de um novo produto/serviço ou desenvolvimento de software.

Elencar os goals de um projeto orienta sua execução, permitindo que a equipe foque na geração de resultados, em acordo com os recursos disponíveis.

Gestão do escopo de projeto

O escopo é responsabilidade do Gerente de Projetos e deve conter todo o trabalho requerido para conclusão e entrega. Assegurar um gerenciamento eficaz significa revisá-lo ao longo do caminho, determinando sua conformidade frente ao surgimento de novas informações.

Existem cinco etapas na definição do escopo de projeto: (1) a coleta de dados; (2) a definição do escopo propriamente dita; (3) a criação de pacotes de trabalhos (que significa dividir cada etapa do projeto em etapas ainda menores, que simplificam o monitoramento e controle dos processos internos); (4) verificação do escopo; e (5) o controle.

Uma parte importante dessa abordagem é decidir e documentar cada etapa detalhadamente. É preciso criar um plano de gerenciamento que estabeleça:

  • quem tem autoridade pela gestão do escopo;
  • como ele é definido, medido e verificado;
  • os processos necessários para a realização de mudanças de escopo (quem pode solicitá-las e quem as autoriza);
  • identificar o responsável pela aprovação final.

O que deve constar no escopo de projeto?

Durante a coleta de dados, o mais importante é definir líderes e levantar informações a respeito de um projeto.

É nesse momento que se define o Gerente do Projeto, sua equipe, as partes interessadas e todas as outras pessoas-chave envolvidas na gestão. Deve-se identificar quem é responsável pelo gerenciamento e pela aprovação dos resultados.

Defina o escopo seguindo essa estrutura

O escopo de projeto detalha os resultados e atividades necessários em cada uma das entregas. Por isso, é preciso incluir e identificar detalhadamente:

  • descrição do escopo do produto: documento que define todas as funções de um novo produto, serviço ou software;
  • critérios de aceitação do produto: registro que estabelece os requisitos a serem cumpridos para que o projeto seja aceito pela equipe e pelo cliente;
  • lista de entregas: uma lista que inclui cada uma das entregas resultantes do projeto;
  • exclusões: apanhado detalhado de todos os trabalhos que não estão incluídos num determinado projeto ou que passam fora do escopo;
  • restrições: uma lista que dispõe os recursos (sejam eles de tempo, dinheiro, mão de obra ou equipamento);
  • hipóteses: uma lista que descreve as suposições com que a equipe do projeto e as partes interessadas trabalharão até concluí-lo.

Para que um escopo de projeto seja considerado completo, deve conter todas essas informações. Detalhes do que constitui o projeto em si, suas entregas, restrições, exclusões, suposições e também os critérios de aceitação.

A definição de escopo de projeto inclui também todo o trabalho que não deve ser realizado, para salvaguardar sua equipe de qualquer solicitação que possa ter ficado implícita, embora não tenha sido acordada entre as partes.

Determine os objetivos de cada etapa e estabeleça um cronograma

Feito isso, estamos prontos para a terceira etapa, na qual dividiremos o trabalho em etapas e estabeleceremos um número de horas máximo para sua execução. Tente criar pacotes de trabalhos que, individualmente, não excedam o limite de 40 horas de trabalho.

Assim, será possível administrar com maior eficiência o escopo de projeto enquanto sua equipe executa cada uma de suas etapas.

Digamos que um projeto tenha três fases: design, programação e testes. Cada uma delas deve ser, então, subdividida em pacotes de trabalho que tenham mais de quatro e menos de 40 horas.

Identifique critérios para a verificação dos resultados

A etapa de verificação estabelece como os resultados serão verificados com relação ao escopo original, e como os produtos do projeto poderão ser considerados aprovados.

Para melhor gerenciamento do escopo de projeto, todos os resultados devem ser formalmente aceitos e assinados pelo cliente, durante todo o ciclo de vida do projeto, e não retidos como um único produto final.

Detalhe o processo de ajuste do escopo

A etapa de controle é o processo de monitoramento do status do escopo do projeto em si. Essa seção deve detalhar o processo necessário para alteração de qualquer um dos itens do escopo, bem como compreender a supervisão da equipe e a progressão do projeto, dentro do cronograma determinado.

Seguindo estes passos, fica fácil determinar o escopo de projeto e assegurar que sua equipe tem todos os instrumentos necessários para executá-lo dentro do tempo estabelecido e de acordo com as expectativas do cliente.

A sua equipe já segue todas essas etapas ao planejar o escopo de um projeto? Tem ainda alguma dúvida sobre este assunto? Deixe o seu comentário!

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