Raio-X digital: profissionais contam quais ferramentas fazem a diferença no seu dia a dia

Gerenciar um negócio é sinônimo de encarar desafios cada vez maiores. E um bom empreendedor sabe como usar a tecnologia a seu favor, dispondo de ferramentas que otimizem o tempo, tragam insights e acelerem o crescimento. Para entender como os profissionais do mercado estão encontrando soluções inovadoras em recursos digitais, nós fomos atrás de experiências reais que estão acontecendo agora! Neste artigo, nossa conversa é com João Carvalho, founder e CEO da digitaliza.ai, entre outros projetos. Confira!

Nome: João Carvalho

Formação: Administrador de Empresas

Profissão: Professor e Empreendedor

Cargo: Founder e CEO

Empresa: Hands, Morse e digitaliza.ai

Linkedin: https://www.instagram.com/joao.morse.digital/

Instagram: https://www.linkedin.com/in/joaotcarvalho/

Quais os principais desafios no seu dia-a-dia?

A função de gestor de uma empresa, principalmente de uma startup, é bem desafiadora pois demanda a gestão de diversas áreas, muitas vezes ainda em etapas de criação, formatação e implementação de seus processos, sendo que cada área acaba tendo diversas iniciativas paralelas pois a "fase startup" é caracterizada por tentativas e erros contínuos até alcançarmos o modelo ideal. Com isso, a quantidade de assuntos e atividades que preciso exercer ou acompanhar se exponencializa e a gestão do tempo e dos indicadores, de forma rápida para eventuais tomadas de decisão urgentes mas ao mesmo tempo sem travar a operação, se torna então o maior desafio.

Como as soluções digitais podem ajudar nesse desafio?

Entendo que os 3 maiores desafios são; gestão de tempo, follow up de atividades e acompanhamento de indicadores. Diria que hoje em dia sem as soluções digitais eu não conseguiria, nem de longe, exercer os diversos papéis e executar nem a metade do meu trabalho.

E como foi o processo de descoberta destas soluções?

Adoraria dizer que foi simples e rápido, mas muito pelo contrário. No começo, tanto eu quanto a empresa, gastávamos muito tempo com atividades desnecessárias para tentar organizar de forma manual muitas tarefas cotidianas. Com o passar do tempo fomos descobrindo soluções que poderiam nos ajudar e em paralelo criando uma cultura de digitalização, tanto que hoje em dia, nas diversas frentes de trabalho, sejam minhas, quanto da empresa, sempre pensamos "não poderíamos otimizar essa tarefa com alguma solução digital"?

Acho que existem dois grandes desafios para uma empresa migrar para a digitalização:

O primeiro é a falta de conhecimento; por muitas vezes não se sabe que alguns desafios e tarefas podem ser otimizadas, ou então até se tem uma ideia dessa possibilidade, mas com o pré conceito, muitas vezes errado, de que é muito complicado e caro, sem mesmo fazer uma pesquisa e análise detalhada.

O segundo desafio vem na verdade depois da escolha e contratação das soluções, que é o desafio da adoção destas novas tecnologias; pois demanda uma nova cultura na empresa, e vencer as barreiras do "mas precisa preencher isso no sistema?", "não posso gerar meu relatório em excel?" etc, acaba sendo uma barreira ao sucesso e por vezes coloca em cheque a adoção destas soluções.

Passamos pelos dois desafios aqui, mas vencidas as barreiras iniciais, o próprio time percebe a otimização e a vantagem para o seu dia a dia. Mas é um aprendizado contínuo e que deve ser inserido na cultura, nos processos e nos ritos da empresa… E manter o time engajado com material didático, treinamento e, principalmente, cases de sucesso ajuda muito nesse processo.

E quais as principais soluções que otimizam, na prática, o seu dia a dia?

Minha atuação está atrelada a gestão de pessoas e indicadores, além de algumas atividades que participo ativamente relacionadas à área Comercial, Marketing e Estratégica da empresa, então uso soluções com objetivo de otimizar tarefas relacionadas a estes assuntos.

OTIMIZAÇÃO DE TEMPO

Todoist

Eu sempre tive minha lista de tarefas e pendências, que já foi baseada em folhas de papel avulsas, depois caderninhos e até o aplicativo de bloco de notas do celular ou o próprio Evernote. Porém, sempre "uma lista estática" de atividades, que acaba te direcionando para realizar antes o que está primeiro na lista. O maior desafio sempre foi o de categorizar as tarefas, podendo classificá-las de formas diferentes para ter maior inteligência na priorização. Acredito que toda tarefa possa ser analisada por; tipo, importância, urgência, duração e interdependência. E conseguir filtrar essas tarefas, em tempo real, pelo critério que você precisar, é algo super importante na priorização e "encaixes". Por exemplo, imagine que cinco minutos antes de começar um call, que teria duração de 1 hora, você recebe uma mensagem cancelando… Do nada abre uma hora inteira em sua agenda… e o melhor, todo mundo acha que você vai estar na reunião… o que fazer com esse tempo? A pior coisa é usar para resolver várias pequenas tarefas… o ideal é aproveitar para resolver os "big deals". Então, um filtro em seu "To Do" que consiga listar as "tarefas que demandem 1 hora" para serem executadas ajudaria na otimização. O Todoist foi o aplicativo que escolhi para me ajudar nessa missão por justamente permitir, de forma simples e fácil, esses tipos de filtros e categorizações, dentre diversas outras funcionalidades.

Calendly

Outra ferramenta essencial no meu dia a dia é o Calendly. Isso porque o meu trabalho demanda uma série de interações com outras pessoas; colaboradores, parceiros, clientes, prospects etc, e a pior coisa do mundo é perder tempo trocando diversas mensagens tentando encontrar espaço na agenda para encaixar uma reunião, um call ou mesmo um almoço. Uso o Calendly há bastante tempo, e com o passar dos anos tanto a evolução da ferramenta quanto o aprendizado que tive para o melhor uso mudaram minha vida. Hoje tenho links específicos para calls, reuniões presenciais, almoços etc, e diria que não lembro qual foi a última vez que fiquei perdendo tempo "batendo agendas". Além de criar os links de cada compromisso com horários específicos, é possível também personalizar outros itens como local das reuniões e criar fluxos automatizados de follow up dos compromissos, aqui já linkados com outras soluções que utilizo. Para profissionais liberais o Calendly ainda tem um recurso super bacana que permite a cobrança de valores pré definidos para liberar horários. Uso esse recurso por exemplo para minhas aulas e trabalhos de mentoring e advising.

GESTÃO DE INDICADORES

Pipedrive

Como qualquer outra empresa, seja uma startup ou grande empresa, o gestor precisa ter sempre um olho na geração de receita e nos indicadores que estão relacionados a isso como ticket médio, sazonalidade, performance por cada produto ou serviço vendido, performance por executivos do time comercial e performance das etapas do funil de vendas como geração de leads, reuniões, propostas etc. São diversos indicadores que podem trazer uma luz sobre desafios e oportunidades para acelerar o negócio. Durante muito tempo essa análise era feita com planilhas e documentos, mas a migração para uma solução digital, já integrada entre as áreas, mudou a vida de todos. Esta diria que foi a ferramenta que demandou o maior desafio de mudança de cultura e processos, por ser cross entre diversas áreas, mas o ganho em produtividade, eficiência e agilidade para gestão são indiscutíveis. Hoje tenho em meus dashboards e gráficos do Pipedrive o meu porto seguro para análise de desempenho e tomada de decisão.

Monday

Uma empresa não vive apenas dos indicadores financeiros, acredito inclusive que eles são uma consequência de outros indicadores que traduzem a evolução das demais áreas da empresa em um movimento convergente com os objetivos estratégicos. Gosto muito da metodologia de OKRs (Objectives and Key Results), que já utilizamos há mais de 3 anos e tem o objetivo de justamente definir e acompanhar a evolução dos resultados chave da empresa em busca dos objetivos. Para acompanhar essas tarefas e evoluções, gosto muito do Monday, pois permite essa visão geral, com a interdependências, e ao mesmo tempo permite a atuação pontual analisando onde estão os desafios e como posso atuar para destravá-los.

OTIMIZAÇÃO DE TAREFAS

Não se enganem, qualquer profissional, seja ele liberal ou trabalhando em empresa, seja ele um estagiário recém admitido ou o Presidente de uma Multinacional, todos temos diversas tarefas recorrentes e operacionais em nosso dia a dia. E encontrar formas de otimizá-las, e automatizá-las, pode ser um grande diferencial para melhor execução de seu trabalho. Sempre fui curioso em entender como otimizar ao máximo essas tarefas, desde de ter textos e frases prontas no "notes" do computador para responder e-mails frequentes, até buscar softwares que pudessem automatizar essas tarefas. Abaixo listo algumas destas soluções que fazem a diferença na execução de minhas tarefas cotidianas, de produção de conteúdo a otimização de prospecções comerciais, passando pela gestão de nossos colaboradores e satisfação de nossos clientes.

Evernote

Acredito que qualquer reunião pode ser, ao mesmo tempo, uma grande otimização ou uma grande perda de tempo. Tudo depende de como as pessoas se preparam para a reunião, como a reunião é conduzida e, principalmente, como será o pós reunião: ata, distribuição de tarefas e follow up. Outro ponto importante também, e que está cada vez mais evidente no trabalho remoto, é que as reuniões podem sim ser assíncronas. Para as pessoas que estariam como ouvintes, isso é muito evidente, e mesmo para as pessoas que deveriam trazer algum tema, isso também pode ser feito de forma assíncrona com uma boa pauta e material prévio para leitura. Uma solução que ajuda muito nesse sentido, além de servir para várias outras coisas, é o Evernote. Com ele você pode por exemplo criar uma pasta para cada assunto, criar documentos para cada reunião de cada assunto e, dentro destes documentos, deixar áudios ou vídeos pré gravados como parte da pauta, gravar trechos da reunião para incorporar como ata, criar atividades já mencionando os participantes para gerar as tarefas e muito mais. Em resumo, ter um histórico bem detalhado de cada reunião e de cada projeto, para que nenhuma informação, e nem tempo, sejam perdidos…

Copy.ai

Como gestor de empresas acredito que um dos meus papéis é criar autoridade para os assuntos que abordamos comercialmente. Inclusive temos um artigo super interessante sobre esse tema. Nos dias de hoje, com diversos temas e trends surgindo, clientes e prospects querem ter a certeza de que seus fornecedores são especialistas em seus verticais e atualizados sobre as tendências, bem como o impacto prático delas. E, para garantir essa autoridade, é importante gerar conteúdo com frequência. Para isso, uma solução que ajuda muito, não para fazer o trabalho completo mas para muitas vezes ajudar quando precisamos iniciar a abordagem de um tema mas sem muita inspiração, é o Copy.ai, uma plataforma de inteligência artificial que ajuda a criar conteúdo a partir de temas que você pré define.

Canva

Não adianta ter um conteúdo de qualidade se você não conseguir se destacar perante sua audiência. E isso vale para tudo; estratégias digitais de email-marketing e redes sociais, aulas e até reuniões presenciais. Ilustrar suas ideias, conceitos, produtos e serviços com boas imagens, e até vídeos, é um ponto super importante para conseguir ter a atenção e passar sua mensagem. Já usei algumas ferramentas no passado, mas a que realmente encaixou em meu dia a dia é o Canva. Com ele produzo imagens, gráficos e animações, de forma simples e prática, para minhas aulas, workshops, redes sociais, postagens de blog e muito mais. A ferramenta, além de já contar com um rico banco de imagens, permite que você já defina uma paleta de cores, faça upload de logos e icones, tudo para deixar o seu trabalho o mais otimizado possível, e parecendo até algo feito por um profissional. Para vocês terem uma ideia, muito do digitaliza.ai começou 100% sendo feito pelo Canva.

Linktree

Nesse podcast super bacana com o Andreas Blazoudakis, fundador da Movile, iFood e PlayKids, ele comenta sobre como uma inovação, no conceito MVP, pode surgir em 24 horas. Isso mesmo!! E como o PlayKids nasceu assim, com uma simples página (landing page) testando uma idéia, que ainda nem era um conceito muito bem definido… Nessa linha, acredito que qualquer empreendedor, ou pessoa que atue com inovação, deva ter ao seu dispor ferramentas simples e práticas que permitam a criação destas landing pages para que você possa testar rapidamente suas novas idéias… No meu caso, uso o Linktree e muito do que esta no ar hoje nasceu por ali :)

IFTTT

Por fim, existem diversas tarefas e atividades que por vezes não fazem parte do escopo de alguma ferramenta específica, ou então até fazem, mas você pode querer customizar do seu jeito. E, sim, dá para fazer e não é trabalho apenas para os profundos conhecedores de tecnologia. O avanço de tecnologias no code e low code permitem que você, que não possui formação técnica, e mesmo nunca atuou em tecnologia, possa programar seus próprios processos e fluxos utilizando ferramentas pré existentes. E, a plataforma mais conhecida para esse tipo de atividade, e que gosto muito, é o "If This Than That", mais conhecida como IFTTT. Como diz a própria tradução literal do nome da plataforma, "se isso, faça aquilo", nela você pode programar, ou melhor cadastrar (pois tem soluções simples como cadastrar), ações para serem feitas assim que algo acontecer. Os exemplos são vários e você pode por exemplo criar uma planilha no Google Sheets com todos os emails que você receber no seu email comercial. Ou então criar um post no seu blog sempre que seu podcast for pro ar… enfim, a sua imaginação e seus desafios são o limite…

Essas são as principais soluções digitais que fazem parte do meu dia a dia e com certeza mudaram a minha vida, otimizando meu tempo e potencializando minha capacidade de execução e gestão.

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